Tout employé doit être considéré comme travaillant à distance, même ceux qui sont locaux. Par exemple, s'il y a une réunion, les notes de réunions sont prises en même temps que la réunion possiblement avec un système dynamique (chat room, irc, etc). Les conversations sont organisées afin qu'elles soient utiles pour tous les participants. Il est souvent nécessaire de nommer un président de séances (pour les temps de paroles) et un secrétaire (pour les notes), de ne pas permettre les conversations de côté (impossible à entendre au téléphone). Les notes de la réunion doivent être accessibles en tout temps par toutes les personnes partageant le contexte de ces notes. Les points d'actions, les résolutions doivent être enregistrés.